PRIVACYBELEID

Dit beleid geldt voor alle systemen van 4RETAIL.

Laatst bijgewerkt: 28-07-2026

1. Wie zijn wij

4RETAIL BV, Hamburgstraat 7, 7575 EG Oldenzaal (KVK 08133594, BTW NL8143.52.583.B01), levert retail ERP welke bestaat uit een kassasysteem en bijbehorende backoffice software voor winkeliers, retailketens en groothandel, ondersteund door onze eigen interne systemen.

Vragen over privacy? verkoop@4retail.nl, of bel onze servicedesk op 0541-533659.

2. Welke gegevens verwerken wij, en waarvoor

We verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Account- en logingegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), rol en rechten binnen een winkel of keten, en, indien ingeschakeld, een tweede-factor-koppeling.
• Gebruik van de backoffice op je telefoon: een pushtoken van je toestel (voor meldingen); camera-gebruik voor het scannen van een barcode of QR-inlogcode (direct op je toestel verwerkt, nooit als foto opgeslagen of verstuurd); Face ID/vingerafdruk en toestelcode blijft altijd op je eigen toestel. Wij ontvangen alleen een ja/nee-antwoord van het besturingssysteem.
• Zakelijke klantgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer (voor facturatie) en contactpersonen van winkels/licentienemers waarmee wij een overeenkomst hebben.
• Onboarding-/verificatiegegevens: bij het aangaan van een overeenkomst kunnen we een KVK-uittreksel, een kopie van een geldig legitimatiebewijs (geen rijbewijs) en een kopie van een bankafschrift opvragen.
• Support en contact: de inhoud van supportmeldingen, als je belt gespreksvoice en metadata (nummer, tijdstip, duur), en het IP-adres waarmee je onze diensten gebruikt of inlogt.
• Nieuwsbrief: als je je hiervoor hebt aangemeld, je e-mailadres om je nieuws en aanbiedingen te sturen. Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail.

Doel en grondslag: bovenstaande gegevens gebruiken we om je te laten inloggen, je toegang te geven tot wat bij je rol hoort, overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren en je te kunnen ondersteunen op basis van de overeenkomst met jouw werkgever/winkel/organisatie. De nieuwsbrief versturen we alleen op basis van jouw toestemming.

Sommige koppelingen (bijv. spaarpassysteem, webshopsynchronisatie) laten daarnaast gegevens van de eindklant van een winkel door onze systemen lopen.
Daarin zijn wij verwerker: de winkel zelf bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt en is jouw aanspreekpunt als je zelf klant van die winkel bent, niet 4RETAIL.

3. Bewaartermijn

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Accountgegevens blijven bewaard zolang je account actief is; na beëindiging van de overeenkomst met een winkel worden bijbehorende accounts binnen 90 dagen gedeactiveerd/verwijderd mits voldaan aan betalingsverplichtingen.

4. Delen met derden

Onze systemen draaien op onze eigen serverinfrastructuur. Voor een paar specifieke functies werken we met externe partijen, elk onder een verwerkersovereenkomst: Expo, Apple en Google (voor het bezorgen van pushmeldingen), en TeamViewer (waarmee ons supportteam, met jouw toestemming, op afstand kan meekijken bij een winkel-pc).

Daarnaast delen we gegevens met derden wanneer dat nodig is voor de verzending van fysieke bestellingen (bijv. hardware), wanneer een opdracht in samenwerking met meerdere partijen wordt uitgevoerd, met jouw toestemming, of wanneer dit wettelijk verplicht is (bijv. bij een politieonderzoek). We verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken geen advertentie-tracking.

5. Cookies

Onze website 4retail.nl gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies (Google Analytics) om te zien hoe de website wordt gebruikt en te verbeteren, geen advertentie-tracking. Bij je eerste bezoek vraagt een cookiebanner om je voorkeur.

6. Beveiliging

Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, gevoelige koppelingsgegevens (zoals API-inloggegevens naar winkelsystemen) versleuteld. Toegang binnen onze eigen systemen is rolgebonden.

7. Jouw rechten en klachten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Neem contact op via bovenstaand e-mailadres. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen laten we dit weten via de app of e-mail.